ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016
Questa informativa è resa nei confronti di tutti i soggetti interessati nell’ambito delle procedure di gestione delle segnalazioni di condotte illecite ai sensi del D.lgs. 24/2023 e quindi del soggetto segnalante (c.d. Whistleblower), dei soggetti facilitatori, dei colleghi e/o delle persone del medesimo contesto lavorativo, del soggetto segnalato.
1. Dati di contatto
LCS S.p.A. in persona del proprio legale rappresentante, nella Sua qualità di Titolare del Trattamento, mette a disposizione dei soggetti interessati un canale di posta elettronica dedicato alla segnalazione di condotte illecite ai sensi del D.lgs. 24/2023.
Nello specifico, l’indirizzo e-mail di riferimento è lcs.whistleblowing@bcand.it
2. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati degli interessati sono trattati al fine di adottare una corretta procedura di gestione delle segnalazioni di condotte illecite con adeguata protezione del Whistleblower e delle persone coinvolte nella segnalazione. Fatta salva la facoltà del segnalante di rivelare o meno la propria identità (trattamento di dati fondato sul consenso dell’interessato), la base giuridica dei trattamenti di cui alla presente informativa è l’adempimento agli obblighi di cui al D.lgs. 24/2023.
3. Fonte da cui hanno origine i dati e categorie degli stessi
I dati del segnalato, nonché dei soggetti facilitatori e dei colleghi e/o delle persone del medesimo contesto lavorativo, sono forniti al titolare dal segnalante (c.d. whistleblower) nel contesto della segnalazione attraverso i canali meglio definiti nel documento [Gestione delle Segnalazioni di Whistleblowing]. I dati non pertinenti alla segnalazione eventualmente forniti non saranno oggetto di ulteriore trattamento. Al fine di garantire il massimo livello di riservatezza e, ove richiesto, di anonimato, il canale di ricezione della segnalazione (posta elettronica) viene gestito internamente da LCS S.p.A. e da soggetti esterni debitamente incaricati ai sensi dell’art.18 GDPR, soggetti a vincolo di riservatezza e solo per fini funzionali all’incarico a loro attribuito. Qualora il/la segnalante faccia richiesta di anonimato, LCS S.p.A. farà in modo di impedire la possibilità di risalire all’identità del segnalante by default, ad eccezione dei casi in cui l’anonimato sia opponibile in base a norme di legge.
4. Soggetti a cui possono essere comunicati i dati
I dati personali degli interessati potranno essere trattati dal personale aziendale preposto all’attività istruttoria post-segnalazione. Qualora le condotte segnalate rientrino nell’ambito di competenza dei reati presupposto, LCS S.p.A. comunicherà tali dati all’Organismo di Vigilanza al fine che siano adottate le misure necessarie per il rispetto del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo in ottemperanza del D.lgs.231/2001. Inoltre, i dati degli interessati potranno essere comunicati qualora ciò rappresenti un obbligo
necessario e proporzionato imposto dal diritto dell’Unione europea o nazionale nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari.
5. Trasferimento dati ad un paese terzo o organizzazioni internazionali
I dati degli interessati non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi terzi extra UE.
6. Durata della conservazione dei dati personali
La segnalazione e la documentazione inerente alla stessa nonché alle relative indagini verrà conservata per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
7. Diritti dell’interessato
In qualsiasi momento gli interessati hanno diritto di richiedere al Titolare l’accesso ai propri dati, nonché la rettifica degli stessi. Sarà fornito riscontro entro 30 giorni in forma scritta (salvo specifica richiesta di riscontro orale), anche con mezzi elettronici. Essi hanno inoltre diritto a richiedere la limitazione del trattamento ovvero di opporsi allo stesso. Laddove si ritenga che i dati siano stati trattati in modo illegittimo, gli interessati hanno il diritto di rivolgersi all’Autorità di Controllo per proporre reclamo.
8. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Il conferimento dei dati al Titolare è facoltativo: infatti, la normativa garantisce l’anonimato del segnalante. In determinati casi, il totale anonimato potrebbe non garantire tutti gli elementi utili ai fini di una completa istruttoria post-segnalazione.
